La gestión visual es una forma de comunicación utilizada para dar la situación de algo en un solo vistazo.
Es una de las ideas que incluyeron los japoneses al final del siglo pasado en su metodología Lean. Este conjunto de técnicas está orientada a la producción en fábricas, donde la productividad, calidad y la autogestión son claves.
Pero la realidad es que los controles visuales están en todas partes, las líneas de metro codificadas por colores y las señales en color verde de salida de emergencia, etc.
En el entorno laboral, se debe proporcionar la máxima transparencia en un flujo de trabajo o entorno, para que las personas involucradas sepan exactamente qué trabajo se debe realizar. El sistema se basa en compartir toda la información de manera clara.
De hecho, una persona normal debería poder pararse a un par de metros de distancia, de una herramienta de mejora visual y obtener todo lo que necesita saber en 30 segundos o menos.
Esta forma de gestión aporta numerosas ventajas:
- Ayudar a identificar problemas, trabajar en plazo e incluso aumentar las ganancias.
- Estandarizar la toma de decisiones, basándose en hechos.
- Distinguir lo normal de lo anormal de inmediato.
- Mantener la calidad y la seguridad.
- Fomentar la colaboración y la organización entre todos los miembros del equipo.
Desafortunadamente, cuando empezamos en nuestro día a día en el despacho, estos códigos útiles para dirigir nuestro comportamiento tienden a desaparecer y nos enfrentamos a la ambigüedad en todas partes. Para mejorar la claridad de todos, hay una variedad de controles visuales diferentes que se pueden implementar en el sector legal.
Nos vamos a centrar en dos, aunque hay más, si os interesa, ampliaremos el tema en sucesivas entregas.
Kanban
Kanban es el término japonés para letreros, algunos son tan simples como una pizarra blanca o corcho con post-it o notas escritas con rotuladores de colores, mientras que otros son digitales con una mayor funcionalidad.
Sea cual sea la forma que adopte, un tablero Kanban debería tener, al menos, estas características:
- Tarjetas, que representan cada tarea.
- Columnas, que representan cada etapa de su flujo de trabajo, a través de las cuales pasarán las tarjetas según vayan completándolas.
- Puntos de compromiso, que dan luz verde para que una tarjeta o tarea se mueva de una etapa a otra.
- Puntos de entrega, que marcan el destino final de las tareas .
Para que queden más claro estos conceptos os propongo un ejemplo de lo que podría ser un Kanban respecto a un despacho procesal.
Primero ponemos atención en que cada celda es una tarea o conjunto de tareas del mismo tipo.
Observamos que tienen distintos colores, para marcar su prioridad. Esta prioridad la hemos asignado, en nuestro caso, basándonos en la fecha de vencimiento de las mismas. Por otra parte, tenemos claro como una tarea puede pasar de un estado a otro; en el caso de los requerimientos, contestando al juzgado, en el de las notificaciones, revisándolas, etc.
Todas las tareas nuevas elevadas ese día o que simplemente me voy encontrando en el transcurso del día, las incluyo en la columna entrada o nueva, la primera de todas. Solo tengo que describir las tareas y marcar su fecha de vencimiento. A partir de allí, todo el equipo tiene una imagen general del conjunto y cuáles hay que afrontar en primer lugar. Además, podemos sopesar la carga de trabajo del equipo y tomar decisiones al respecto.
En el transcurso de la gestión de mi tarea, cuando empiezo a trabajar sobre ella, esta pasará ha estado en curso o trabajándose. Pero, si necesito una documentación original para completar mi requerimiento, se lo pediré a mi cliente y hasta que me conteste se quedará en pendiente o en espera. Sin embargo, si todo va bien y esta se soluciona, pasará a terminada o hecho.
En un solo golpe de vista, hemos podido tomar decisiones en tiempo real, hemos trabajado en plazo y sin que se nos pase nada. Se ha trabajado de forma coordinada, dedicando nuestro esfuerzo a lo más prioritario y lo que es más importante, de forma autónoma, sin tener que estar detrás de nadie. El equipo se ha autogestionado.
Andon
Es una herramienta visual que puede transmitir diferentes significados en una variedad de entornos. Por ejemplo, una luz de llamada en un hospital puede indicarle a una enfermera que su paciente está en peligro, mientras que una luz de Andon en una planta de fabricación podría cambiar de color de verde a rojo, si la producción se está ralentizando debido a una máquina estropeada.
Desde este punto de vista, a través de un código de luces o colores se puede indicar el rendimiento general del despacho en un período de tiempo en concreto.
Siguiendo con el ejemplo de Kanban anterior, os propongo esta tabla Adon:
Si el trabajo va conforme a lo esperado, si las tareas de ese día tienen más complejidad de lo habitual, si estamos provocando errores o lo estamos entregando todo a la primera… serán cosas que descubriremos en casi tiempo real.
Gracias a este indicador observamos la calidad y productividad de nuestra labor ese día, en comparación a cómo esta ha sido en el pasado. Sólo hay que ver que cuanto más cerca al 100% este el indicador de productividad y se solucionen los errores, mejor. Y todo en tiempo real.
Como vemos la gestión visual, si puede ayudar mucho al sector legal, sobretodo a pensar de forma diferente acerca de nuestro trabajo diario y la estandarización del trabajo.
Pero sobre todo a fomentar la colaboración y la organización entre todos los miembros del despacho.
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